PROTOCOLO EMPRESARIAL

El protocolo empresarial es una parte fundamental del servicio al cliente, este  es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva de comunicación.

Protocolo empresarial

La imagen de las empresas se ha convertido en algo tan global como el contexto en el que operan y en el que son observadas.

"Te reciben como te presentas, te despiden como te comportas"

El protocolo no es un lujo, sino una necesidad", por lo que sería conveniente que todas las empresas, independientemente de su tamaño, destinasen una buena parte de sus recursos en cuidar su imagen, aunque sólo sea porque, aún sin pretenderlo, las empresas siempre comunican.

La etiqueta en los negocios es rentable.

En el mundo empresarial una de las palabras claves es el entendimiento.

La mayor parte de las empresas no cuentan con un departamento de protocolo o relaciones públicas. Incluso, las grandes se han empezado a dar cuenta de la importancia que tiene dentro de la empresa y del gran papel que juega en muchos ámbitos y aspectos empresariales. El protocolo empresarial es un elemento dinamizador que ayuda a maximizar el potencial comercial de la empresa.

La cordialidad hace más fluidas las relaciones entre clientes y proveedores

En el mundo empresarial una de las palabras claves es el entendimiento. Si hay entendimiento mutuo hay negocio. Entendimiento con los clientes y con los proveedores. y, ¿cuál es la manera más eficaz de encontrar este entendimiento? Saber utilizar la buena educación en los negocios, la etiqueta empresarial.

ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES OBJETIVOS

Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.

Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación y a las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa.

El objetivo principal de los actos se resume en tres puntos principales que son:

NEGOCIACIÓN

ACUERDO

BENEFICIOS

En nuestra empresa todo evento es una herramienta de comunicación tanto para el público interno como externo de la empresa, Por lo tanto debemos de cuestionarnos¿ qué mensaje quiero transmitir?, ¿qué imagen quiero que mis clientes y los miembros de mi staff tengan de mi empresa?, ¿puedo realizar esa tarea yo solo?.

Debemos recordar que los eventos connotan también como somos como profesionales y que grado de compromiso tenemos para con nuestro público. Así pues, fijar previamente los objetivos sirve como guía para planificar el evento en sí, y además nos permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir fue transmitido exitosamente y si no fue una pérdida de tiempo y de recursos.

El protocolo aporta a la empresa valores fundamentales añadidos en los que podemos destacar seis elementos:

Imagen. El protocolo de empresa ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y apariciones públicas.

Proyección. El protocolo ayuda a la proyección social de la empresa ya que contribuye a mejorar las relaciones con los públicos.

Comunicación. El protocolo comunica los mensajes de la empresa de modo eficaz.

Procedimiento. El protocolo establece unas normas y unas técnicas de organización, es decir, establece unos procedimientos de actuación que aporta calidad a los actos y  a las relaciones.

Rentabilidad. El protocolo de empresa es una herramienta que consigue incrementar los beneficios de la misma, optimizando el resultado de cada acto.

Prestigio. El protocolo ayuda  a conseguir una imagen favorable de la empresa como consecuencia de una actuación excelente.

APRENDIZAJES RECOMENDACIONES 

Almuerzos de negocios - Cuándo se invita o es el anfitrión

Hacer la invitación por lo menos una semana antes.

Dar la oportunidad al invitado que seleccione el restaurante de su gusto. 

En caso que le dé a usted la oportunidad de escoger, trate de reservar en un buen restaurante y pedir la mejor mesa, y de preferencia que esté en una de las esquinas, donde se puede ver todo el restaurante.

Confirmar la cita al invitado el día de la comida.

Llegar unos minutos antes que el invitado y cuando éste llegue, levantarse y extenderle la mano.

Ceder al invitado el mejor lugar (la silla que está contra la pared) de esta forma él o ella puedan tener la mejor vista (esto lo hará sentirse tranquilo e importante).  

Asegurarse que esa silla le quede a su derecha, si usted es diestro.

Permitir que el invitado ordene primero.

Aunque usted sea abstemio, debe ofrecer vino y aperitivo a su invitado.  Si éste solicita sólo agua mineral, también usted tendrá que pedir algo sin alcohol.  

En caso que el invitado desee algún vino, éste no debe ser el más barato ni el más caro.  

Una vez que descorchen el vino, le darán el corcho para detectar que no esté muy reseco o muy blando, y debe olerlo para comprobar que esté bien. 

Como anfitrión debe degustarlo antes de que se sirva. 

Una vez aprobado, debe pedir que le sirvan el vino primero a los invitados y usted de último.

No fumar si el invitado no lo hace.

Excusarse si se retira de la mesa.

Presentar a su comensal, cuando alguien se acerque a saludarlo.

Ponerse de pie cuando una dama regresa a la mesa o sitio de reunión, pero si resulta difícil levantarse, hacer solo el ademán

Cuidar el volumen con el que habla en la mesa.

Cuidar los modales básicos como no hablar con la boca llena, no poner los codos sobre la mesa, masticar con la boca cerrada, etcétera.

Iniciar   la   conversación   sobre temas generales, buscando puntos afines y preguntándole al invitado que hable de sí mismo.  

Evitar, en este punto, tocar el tema de negocios. 

Es importante señalar que en Latinoamérica, al igual que en Francia y en España, se tratan los negocios hasta el café, pues se considera de mala educación   hacerlo   antes.    

Los   norteamericanos,   por  el contrario, tienen la costumbre de llegar al restaurante, pedir un martini doble e ir al grano, mientras que los japoneses lo tratarán por algún tiempo indefinido para conocerlo mejor, antes de que le propongan algo.

Indicar la hora de retirarse pidiendo la cuenta la cual debe ser solicitada de manera discreta para que no ostentar que usted está invitando.

No corregir una cuenta frente al invitado, despídase de él y regrese a hacer las correcciones necesarias.

Cuando usted es el invitado

Si usted tiene algún interés en la persona o en su producto, es conveniente aceptar la invitación a comer, pero si no está seguro del todo sobre la utilidad del producto, puede aceptar, pero indique que prefiere desayunar, ya que esta comida suele tramitarse más rápidamente.    

En caso que no quiera ir, no cancele a través de la secretaria ni tampoco deje la invitación sin responder.   Debe responder personalmente diciendo sencillamente que tiene otro compromiso, pero con mucho gusto en otra ocasión.

Si al momento de hacer la cita  le preguntan a qué restaurante quiere ir, es mejor indicar el de su preferencia, ya que, en caso contrario, puede que lo lleven a un lugar muy lejano o que sirvan un tipo de comida que no sea de su agrado.

Es de cortesía llegar en punto a la cita.

No se siente en cualquier silla; espere a que el anfitrión asigne su lugar.

No empezar a comer antes que su anfitrión. (Si es mujer debe iniciar al mismo tiempo)

Si después de conversar de negocios considera que no está interesado en el producto, pida la cuenta y pague usted, aunque originalmente haya sido invitado, y cortésmente debe despedirse.

Recomendaciones comunes tanto si usted es el anfitrión o el invitado

No colocar sobre la mesa celulares, carteras, llaves, portafolios o carpetas;

No ir de mesa en mesa, aunque encuentre conocidos.

No saludar de mano a otra persona si está comiendo.

No llamar la atención al mesero en público ni se muestre prepotencia.

No mostrar insatisfacción por los alimentos o servicio.

No invadir el espacio físico o moral del comensal, colocando manos, brazos u objetos fuera del espacio que le corresponde, o haciendo preguntas personales.

Presentaciones:

Mencionar primero a la persona de mayor jerarquía o mayor en años.

Reuniones:

Apagar teléfonos celulares;

Avisar a quienes deban participar con dos días de anticipación. Si se encuentran en otra ciudad, se le debe dar más tiempo.

Netiquette: (el término que se refiere a los «buenos modales» en las comunicaciones electrónicas).

Evitar mensajes con letras mayúsculas, ya que equivale a «gritar»

No demorar respuestas más de24 a 48 horas.

Cuidar, como en todo lo escrito, los errores de ortografía y de gramática..